Da jeg for nogle dage siden fortalte min kone, at jeg på min arbejdsplads var blevet udpeget til at deltage i et to dages leankursus, som skulle afvikles på vores arbejdsplads, sagde hun i første omgang bare “nå”, for det ville jo ikke påvirke vores familieliv, når kurset nu skulle holdes på min arbejdsplads i arbejdstiden, så jeg ikke som så mange gange tidligere skulle være bortrejst for at deltage i et eller andet kursus.
Men lidt senere blev hun nysgerrig og spurgte, hvad dette lean egentlig går ud på, for nok havde hun hørt udtrykket før, men hun var ikke helt sikker på, at hun til fulde forstod konceptet.
Fra overflødige arbejdsgange til værdi
Så jeg forklarede hende, at det først og fremmest handler om at lære at identificere, hvad der skaber reel værdi i arbejdet, og derefter systematisk fjerne alt det, der ikke bidrager til det formål. Det er måske mere nuanceret end blot at skære væk det overflødige – det handler om at se helheden og sikre, at hver arbejdsgang giver mening.
Faktisk har flere af mine kolleger gennem det seneste års tid været på leankurser, men nu var turen altså kommet til den afdeling, hvor jeg arbejder. Og jeg har lagt mærke til, at det ikke længere kun handler om produktion. Ledelsen har realiseret, at administrationen også er et område, hvor der kan være betydelig potentiale for forbedring.
Jeg opfandt til lejligheden et eksempel for at illustrere princippet. Se på vores kaffemaskine, sagde jeg til hende. Den er placeret lige ved køkkenvasken og dermed vandhanen. På væggen ved siden af kaffemaskinen hænger vores holder til kaffefiltre, og på hylden lige ovenover står dåsen med kaffebønner. Alt i alt betyder det, at man ikke skal gå unødige skridt eller flytte sig for at udføre de forskellige arbejdsgange i forbindelse med brygningen af en kande kaffe. Det er et klassisk eksempel på at eliminere det, som lean-eksperter kalder “motion waste” – når man bruger energi og tid på unødige bevægelser.
Fra produktion til kontorarbejde
Det interessante er, at lean oprindeligt blev udviklet i produktionen, men principperne gælder lige så godt på kontorer. I administrationen møder vi andre former for spild: unødvendige godkendelseskæder, ventetid mellem arbejdsstadier, informationshenvendelser der går frem og tilbage mellem afdelinger, eller arbejde, der gøres korrekt men slet ikke behøvede blive gjort. En kaffemaskine er let at optimere. En administrativ proces, hvor information skal gennem fem forskellige personer eller systemer, er sværere at se og derfor ofte hvor det største potentiale ligger.
Min kone var da vist lidt overrasket over, hvor letforståelig min forklaring var, og hun sagde spøgefuldt, at jeg da vist ikke behøvede sådan et kursus, for jeg lød jo allerede som en fuldbefaren lean konsulent.
Erfaring møder formalisering
Der er måske noget om det. På min arbejdsplads har jeg med årene opnået et ry for at være ganske god til at tilrettelægge forskellige arbejdsgange, så de kan udføres så hurtigt og med så lidt besvær som muligt. Jeg har altid arbejdet på at minimere unødvendige skridt og få tingene til at flyde naturligt. Det er nok også baggrunden for, at jeg er blevet bedt om at deltage i det leankursus, som nu er tilrettelagt for administrationen – ikke som elev, men måske mere som nogen, der kan bidrage til processen.
Det er sådan, at ledelsen på vores virksomhed har haft meget fokus på at effektivisere arbejdsgangene i produktionen bedst muligt, og der er faktisk investeret en hel del for at opnå det mål. Alle os i den administrative afdeling har nok haft en holdning i retning af, at det kun var i de forskellige afdelinger i produktionen, at der kunne opnås en mærkbar effektivisering ved at give medarbejderne noget lean uddannelse, men det er givetvis rigtigt set af ledelsen også at inddrage administrationen i det projekt.
Potentiale i administrationen
Der er efter min mening ingen tvivl om, at vi kan blive meget mere effektive ved at gennemtænke alle de forskellige arbejdsgange i forbindelse med arbejdet i administrationen. Det handler ikke bare om at arbejde hurtigere, men om at sørge for, at vi bruger vores tid på det, der virkelig betyder noget for virksomheden og vores interne kunder. Jeg glæder mig faktisk meget til at gennemgå det kursus i næste uge, både for at lære mere systematisk tilgang og for at dele nogle af de erfaringer, jeg har gjort mig gennem årene.
