Selvom dampmaskinen, der hedder den danske økonomi, er blevet bremset gevaldigt, så kører den alligevel fremad. På lavt gear, ja. Men det er vilkårene. Jeg har en virksomhed, og de første måneder i foråret var meget svære at komme igennem. Men vi overlever. Mine medarbejdere fortsætter på fuld tid – selvom de har måttet vænne sig til at arbejde hjemmefra, og selvom jeg har måttet sluge de store udgifter til tomme kontorlokaler. Vi kan se, at vi ikke går ned med flaget. Jeg og min assistent har faktisk temmelig travlt – og det handler meget om logistik.
Møde- og konferenceplanlægning som virksomhedsstrategi
For at komme ud af denne periode skal der handles. Ikke blot overleve, men vokse igen. Jeg har brug for at mødes ansigt til ansigt med mine leverandører og mine samarbejdspartnere – ikke virtuelt, men på stedet. Det er derfor, jeg har sat min assistent i gang med en omfattende logistisk indsats. Vi skal organisere både en privat rejse til Italien og et større møde her i København. Begge dele kræver planlægning, koordination og opmærksomhed på detaljer.
Billetter og individuelle rejser
Først til Italien. En af vores vigtigste leverandører har ikke kunnet levere materialerne til tiden. Det skyldes restriktioner på hans side – han kan ikke rejse ud, så jeg må komme til ham. Min assistent booker flyTIllet lige nu. Mødet skal handle om at genforhandle betingelserne for fremtiden. Det er direkte forretningsøjemed, og derfor kan jeg rejse, selvom omstændighederne ellers er usikre.
En individuel forretningsrejse lyder enkel, men det er faktisk en koordinationsopgave. Flytidspunkt, hotel, mødested, returflyet – hver detalje påvirker de næste. Min assistent har derfor fået instrukser om at holde styr på hele tidsplanen for at sikre, at jeg ankommer udhvilet og parat til at forhandle.
Det større møde: konferencelogistik
Dybere ind i strategien ligger noget større. Jeg har brug for at indkalde nogle af mine vigtigste samarbejdspartnere fra udlandet til et hastemode om vores fremtidsstrategi. Vi skal blive enige om retningen for de kommende 2 år – det handler om, hvordan vi kommer ud af krisen og vokser igen.
Find gode lokaler
Dette møde kræver fysiske lokaler, og det skal være rette. Jeg har sendt en struktureret liste til min assistent med præcise krav:
Mødelokaler – København – til 6 personer (kerneteam, strategiudvikling)
Konferencelokaler – København – til 150 personer (større event for kunderne, som led i markedsføringsstrategi)
Flybilletter – retur til København fra Frankfurt, Bilbao og Lyon
3 hotelværelser til 7. – 10. december
Liste over gode frokoststeder
Når man planlægger møder på tværs af grænserne, er der flere dimensioner at holde styr på samtidigt. Lokalevalg handler ikke bare om størrelse, men også om beliggenhed, tilgængelighed for flygtninge fra forskellige lufthavne, og atmosfære. Et møde omkring strategi skal kunne rumme både fokuseret arbejde og naturlig dialog.
Catering og mødesteder betyder mere, end man tænker. Et godt frokoststed skaber pause for hovedet og mindfulness omkring de mennesker, vi arbejder med. Det signalerer også, at vi er seriøse og organiserede – noget, som betyder meget for udenlandske partnere.
Strategi gennem fysisk møde
Mit formål er også at markedsføre vores virksomhed aktivt igen. Som en del af strategien vil jeg gerne arrangere et stort og spændende event for vores kunder. Jeg er villig til at lægge ressourcer i det, fordi jeg mener, det er afgørende for at vinde tiltro igen efter en vanskelig periode.
Derfor har jeg også bedt min assistent om at finde lokaler til dette større event – konferencelokaler. Det handler om at vise, at vi er på toppen igen, at vi ved, hvad vi gør, og at vi kan håndtere mere end bare leveringer og rutineaftaler. Vi kan tage initiativ. Vi kan lede.
Når partnere har forskellige meninger
Jeg har talt med mine partnere via FaceTime om strategien. Svarene er blandede, og det er normalt. Italieneren – den jeg skal møde – er enig. Han kan bare ikke træffe beslutningen alene på sin side på grund af restriktionerne. Min tyske partner støtter mig fuldt. Men franskmanden – man kan aldrig helt vide, hvor man står med ham. Baskeren siger som regel ja, når jeg har præsenteret ideerne grundigt.
Det er præcis derfor, fysiske møder betyder så meget. Virtuelle samtaler er praktiske, men de mangler nuancerne. Man kan ikke helt læse rummet. Ansigt til ansigt bliver der ofte enighed på steder, hvor tekst og skærm ikke var nok.
Tidsplanen: slag mens jernene er varme
Jeg planlægger at holde det strategiske møde her i København meget hurtigt efter mødet i Italien. Det er bevidst. Man skal smede, mens jernene er varme. Hvis jeg kommer hjem fra Italien med bekræftelse fra leverandøren og mødes umiddelbart efter med kerneteamet, har vi momentum. Vi kan træffe beslutninger hurtigere. Vi kan begynde at handle.
Timingen er alt i krisetider. Derfor planlægger jeg aggressivt, men også grundigt. Hver detalje skal være på plads, før gæsterne ankommer – flyene, hotellet, mødebetingelserne, spisesteder, events. Min assistent og jeg har mange timer at vente os med logistisk koordination.
Men det er tiden værd. Fordi det ikke handler blot om at arrangere møder. Det handler om at komme ud af krisen som virksomhed.
